Hedemora Kommunfastigheter AB och AB Hedemorabostäder
Om du i ett arbetsrelaterat sammanhang har fått del av eller inhämtat information som kan handla om missförhållanden i Hedemora Kommunfastigheter AB eller AB Hedemorabostäder (nedan kallat Kommunfastigheter), kan du rapportera anonymt via en visselblåsarkanal som vi informerar om och som finns här. Observera kravet att det ska finnas ett allmänt intresse av att informationen om missförhållanden kommer fram.
Vad kan det vara för missförhållanden?
Det kan handla om överträdelser av lagar, förordningar, EU-direktiv, föreskrifter, avtal och/eller interna styrdokument i organisationen. Anställda och uppdragstagare i Kommunfastigheter ska följa verksamhetens gällande regelverk. Funktionen ska ge bolagen bättre förutsättningar att tidigt fånga upp signaler om eventuella missförhållanden i organisationen.
Exempel på missförhållanden att rapportera om:
- korruption
- jäv
- olämplig bisyssla
- stöld
- missbruk av ställning
- bedrägeri
- ekonomisk brottslighet
- allvarligt tjänstefel
- miljöbrott
Allmänt intresse
Observera att om det inte finns ett allmänt intresse för att missförhållandet kommer fram och åtgärdas, utan gäller dig endast som privatperson, ska du inte rapportera i visselblåsarfunktionen.
Personliga missförhållanden som uteslutande påverkar dig själv eller din arbetssituation bedöms som regel inte ha ett allmänt intresse och ska i stället hanteras internt på respektive förvaltning. Det kan till exempel röra sig om konflikter mellan dig och en annan arbetstagare eller om lönesättning.
Vem kan rapportera?
Den person som i ett arbetsrelaterat sammanhang har fått del av eller inhämtat information om missförhållanden och tillhör någon av följande personkategorier:
- arbetstagare
- personer som gör en förfrågan om eller söker arbete
- personer som söker eller utför volontärarbete
- personer som söker eller fullgör praktik
- personer som annars står till förfogande för att utföra eller utför arbete under en verksamhetsutövares kontroll eller ledning
- egenföretagare som söker eller utför uppdrag
- personer som står till förfogande för att ingå eller ingår i ett företags förvaltnings-lednings- eller tillsynsorgan
- aktieägare som står i förfogande för att vara eller som är verksamma i aktiebolaget
- personer som har tillhört någon av personkategorierna ovan och har fått del av eller inhämtat informationen under tiden i verksamheten.
Tänk på att:
När du lämnar en rapport ska du lämna så mycket information om den misstänkta händelsen eller överträdelsen som möjligt. Det ger bättre förutsättningar för visselblåsarfunktionen att utreda ärendet effektivt.
Anonymitet
När du lämnar en rapport kan du välja om du vill vara anonym eller om du vill lämna dina kontaktuppgifter.
För att du ska känna dig trygg i att din rapport hanteras anonymt har Hedemora kommun upphandlat tjänsten av en extern mottagare, Lantero AB. Rapporteringstjänsten är helt fristående från kommunen och kommunens olika bolag för att det inte ska vara möjligt att efterforska vem som står bakom en rapport, till exempel genom IP-adresser. Om du uppger din mejladress är den inte synlig för dessa.
Tänk på hur du uttrycker dig så att det inte är uppenbart för mottagaren vem du är. Av samma anledning är det viktigt att rensa bort eventuella bilagor från användarinformation, som kan avslöja vem du är.
All information kopplad till ett ärende raderas från systemet när ärendet är handlagt och avslutat.
Allmänna handlingar är skyddade med sekretess
Alla rapporter som kommer in till kommunen och dess bolag räknas som allmänna handlingar, men kan innehålla uppgifter som skyddas av sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) (17 kap. 3b, 32 kap. 3b och 36 kap. 4 §§). En handling kan begäras ut, men först görs en sekretessprövning.
Oavsett vilken typ av utredning som görs är den som rapporterat om missförhållanden skyddad av sekretess. Uppgifter som direkt eller indirekt kan identifiera en rapporterande person har således alltid sekretesskydd.
Ansvarsfrihet
Den som rapporterar har skydd i form av ansvarsfrihet för att ha åsidosatt tystnadsplikt, under förutsättning att denne vid rapporteringen hade skälig anledning att anta att rapporteringen av informationen var nödvändig för att avslöja missförhållandet.
I vissa fall gäller inte ansvarsfriheten. Detta framgår av 2 kap. lag (2021:890) om skydd för personer som rapporterar om missförhållanden (visselblåsarlagen).
”Undantag gäller för uppsåtligt åsidosättande av tystnadsplikt som enligt offentlighets- och sekretesslagen inskränker rätten att meddela och offentliggöra uppgifter enligt tryckfrihetsförordningen eller yttrandefrihetsgrundlagen.”
Ansvarsfriheten ger inte rätt att lämna ut handlingar. Ansvarsfriheten gäller inte heller om den som rapporterar gör sig skyldig till brott genom inhämtandet av informationen.
Skydd mot hindrande åtgärder och repressalier
Det finns även skydd mot hindrande åtgärder och repressalier gentemot en rapporterande person. Kommunfastigheter får inte hindra eller försöka hindra rapportering eller på grund av rapportering vidta repressalier mot den som rapporterar, någon hos Kommunfastigheter som bistår den som rapporterar, såsom en förtroendevald, skyddsombud, någon som har koppling till den som rapporterar, såsom anhörig eller kollega eller en juridisk person som den som rapporterar äger, arbetar för eller på annat sätt har koppling till. Detta gäller även om någon vänder sig till sin arbetstagarorganisation för samråd i fråga om rapportering. Kommunfastigheter får inte heller hindra eller försöka hindra sådant samråd.
Skyddet mot repressalier gäller inte den som genom rapporteringen eller inhämtandet av information gör sig skyldig till ett brott.
Övriga skydd som gäller för dig som anställd
Visselblåsarlagen ska inte inskränka det skydd som finns för visselblåsare i andra delar av svensk rätt, t ex yttrandefrihet, meddelarfrihet med efterforskningsförbud och repressalieförbud enligt grundlagarna, anskaffarfrihet och kravet på saklighet enligt anställningsskyddslagen. Visselblåsarlagen kompletterar dessa skydd.
Meddelarfrihet
Som anställd omfattas du av meddelarfrihet. Det innebär:
- att du får lämna uppgifter till massmedier i syfte att uppgifterna ska publiceras.
- att du får bryta tystnadsplikten, men du får inte lämna ut allmänna handlingar (handlingssekretess).
- att det är förbjudet att försöka efterforska källor.
Sådana uppgifter som är undantagna från meddelarfrihet står i offentlighets- och sekretesslagen (2009:400).
Anskaffarskydd
För att möjliggöra meddelarskyddet har du som anställd ett anskaffarskydd. Det innebär att det står dig fritt att anskaffa uppgifter i vilket ämne som helst i syfte att meddela eller offentliggöra dem, med de begränsningar som finns inom meddelarfriheten.
Repressalieförbud
Repressalieförbudet innebär ett förbud för arbetsgivare att bestraffa den som använt sig av sin meddelarfrihet.
Hur använder jag visselblåsarfunktionen?
Du kan lämna en rapport via Lanteros rapporteringstjänst på något av följande sätt:
OBS! För att garantera din anonymitet vid användande av rapporteringstjänsten rekommenderar vi dig att:
- använda en dator utanför Hedemora kommuns och dess bolags nätverk när du rapporterar. Webbtrafik från arbetsplatsen kan vara spårbar,
- kopiera och klistra in länken nedan i din webbläsare,
- se till att mobilen inte är uppkopplad mot arbetsplatsens trådlösa nätverk, dvs Wifi, om du använder en QR-läsare.
Rapporteringssidan finns på: https://lantero.report/hedemorakommunfastigheter
Hur hanteras rapporterna?
Rapporter om missförhållanden går till den externa mottagningsfunktionen hos Lantero AB som gör en första bedömning av informationen. En rapport som bedöms vara ett visselblåsarärende av allmänt intresse blir utredd av en extern och oberoende advokatbyrå. Utredningen ska syfta till att:
- utreda närmare vad visselblåsarärendet gäller,
- värdera visselblåsarärendets karaktär och allvarlighetsgrad,
- utreda om visselblåsarärendet är sakligt grundat och om behov finns av omedelbara åtgärder.
- klargöra vilka ytterligare utredningar som kan/bör genomföras,
- utgöra grund för bedömning och rekommendation om hur ärendet bör hanteras
Utredaren kan begära kompletterande information från den som lämnat in en anmälan. Kontakten sker utan att utredaren ser den anonyma uppgiftslämnarens namn eller mejladress.
Vad händer sedan?
När utredningen är färdig skickas den till kommunens interna mottagningsfunktion, som hjälper Kommunfastigheter att hantera visselblåsarärenden. Funktionen är självständig och oberoende och består av en särskilt utsedd förtroendegrupp hos kommunen (kommundirektör, kanslichef och säkerhetsskyddschef).
Den interna mottagningsfunktionen bedömer när ett ärende är färdigutrett och beslutar om eventuell fördjupad utredning, samt ger rekommendationer till berört bolag. Funktionen ansvarar för återrapportering till berörd verkställande direktör (VD).
Den interna mottagningsfunktionen ska tillsammans med berört bolag bistå den externa och oberoende advokatbyrån med relevant underlag till utredningen. Utredningen utmynnar i en rapport.
Om bedömningen görs att det finns misstanke om brott ska polisanmälan göras. I dessa fall sker fortsatt utredning inom ramen för polis och åklagares arbete och inte inom visselblåsarfunktionen.
Alla anmälningar kommer att behandlas, men om de bedöms ligga utanför systemets syfte kommer de inte att handläggas enligt systemets rutiner, utan avskrivas.
Om en jävsituation uppstår
Om det finns risk för jäv, t ex för någon eller några personer i den interna mottagningsfunktionen, kan rapporten som alternativ hanteras av en extern och oberoende juridisk kompetens. Det är den externa mottagningsfunktionen som bedömer om det finns en jävsituation.
Hur vet rapporterande person vad som har hänt med ärendet?
När du lämnar din rapport får du ett ärendenummer och verifieringskod som kvitto. Ärendenummer och verifieringskod är nödvändigt för eventuell ytterligare kommunikation i ärendet. Du behöver också koden för att kunna få återkoppling i ärendet.
Efter en utredning får den som rapporterat återkoppling om att ärendet har handlagts eller avskrivits, samt information om hur ärendet har bedömts.
Hantering av personuppgifter
Hedemora Kommunfastigheter AB alternativt AB Hedemorabostäder är personuppgiftsansvarig för hanteringen av dina personuppgifter i visselblåsarfunktionen.
På www.hedemorabostader.se finns information om hur Kommunfastigheter behandlar personuppgifter, om dina rättigheter enligt Dataskyddsförordningen (GDPR) och lag om skydd för personer som rapporterar om missförhållanden (2021:890). Du kan också få hjälp av kommunens servicecenter tel. 0225-340 00.
Personuppgiftsbehandlingen är nödvändig i ett uppföljningsärende för att kunna hantera och vidta åtgärder vid misstankar om missförhållanden i enlighet med ”visselblåsarlagen” (2021:890), som ger skydd för personer som rapporterar om missförhållanden (visselblåsarlagen).
Den rättsliga grunden enligt GDPR är rättslig skyldighet.
Om det vid handläggningen av ärendet bedöms finnas skäl för en annan myndighet eller en annan enhet inom myndigheten att vidta fortsatta åtgärder med anledning av det som har kommit fram i ärendet, kommer de uppgifter som är nödvändiga för att åtgärden ska vidtas lämnas till den andra myndigheten eller enheten. Uppgifter kan t ex delas med Polismyndigheten vid misstanke om brott.
Personuppgifter sparas i enlighet med arkivlag, visselblåsarlagen och kommunstyrelsens dokumenthanteringsplan. Personuppgifter behandlas bara om behandlingen är nödvändig för att hantera ett ärende. Personuppgifter som uppenbart inte är relevanta för handläggningen av en viss rapport/ärende ska inte samlas in, utan raderas snarast möjligt om de har samlats in av misstag.
Endast personer som har utsetts att ingå i extern mottagningsfunktion, intern mottagningsfunktion och extern utredare ska ha tillgång till personuppgifter i ett ärende. Tillgången till personuppgifter är behörighetsstyrd på individnivå, varför man bara har tillgång till uppgifter man behöver för att kunna fullgöra sina arbetsuppgifter.
Oberoende advokat som handlägger en rapport är självständigt personuppgiftsansvarig för sin hantering och lyder under Sveriges Advokatsamfunds etiska regelverk om god advokatsed.
Alternativ rapportering via ”externa kanaler” och behöriga myndigheter
Enligt visselblåsarlagen ska det finnas möjlighet att vid sidan av organisationers interna kanaler rapportera via så kallade ”externa rapporteringskanaler”. Statliga myndigheter ansvarar för olika ansvarsområden och ska tillgängliggöra egna rapporteringskanaler för detta ändamål.
Vilka dessa statliga myndigheter är framgår av förordning (2021:949) om skydd för personuppgifter som rapporterar om missförhållanden. Tillsynsmyndighet är Arbetsmiljöverket.